Komunikasi: Catatan Kuliah : Komunikasi Kelompok dan Komunikasi Organisasi

PERSIAPAN KOMUNIKASI KELOMPOK

Beberapa dari komunikasi yang secara pribadi paling penting dan paling memuaskan terjadi di dalam kelompok kecil. Sifat dasar dan karakteristik ini kemudian kita pakai sebagai dasar untuk mempelajari empat jenis pokok kelompok kecil dan prosedur yang diikuti para peserta kelompok.

Kelompok baik yang bersifat primer maupun sekunder, merupakan wahana bagi setiap orang untuk dapat mewujudkan harapan dan keinginannya berbagi informasi dalam hampir semua aspek kehidupan. Bisa merupakan media untuk mengungkapkan persoalan-persoalan pribadi (keluarga sebagai kelompok primer), dapat merupakan sarana meningkatkan pengethuan para anggotanya (kelompok belajar) dan bisa pula merupakan alat untuk memecahkan persoalan bersama yang dihadapi seluruh anggota (kelompok pemecahan masalah).

KELOMPOK KECIL

Sekumpulan perorangan relatif kecil yang masing – masing dihubungkan oleh beberapa tujuan yang sama dan mempunyai derajat organisasi tertentu di antara mereka.

KELOMPOK PEMECAH MASALAH

Sekumpulan individu yang bertemu untuk memecahkan suatu masalah tertentu atau untuk mencapai suatu keputusan mengenai beberapa masalah tertentu.

KELOMPOK NOMINAL

Mengurutkan beberapa peringkat masalah penting dengan cara mengumpulkan kontribusi para anggotanya dan memprioritaskannya tanpa evaluasi atau diskusi.

KELOMPOK PENGEMBANGAN IDE

Kelompok yang melakukan Sumbang saran yang merupakan teknik untuk menyelesaikan suatu masalah denang cara memunculkan gagasan sebanyak mungkin.

KELOMPOK PENGEMBANGAN PRIBADI

Yang berusaha membantu para anggotanya untuk menyelesaikan masalah tertentu, seperti kecanduan alcohol, mempunyai orangtua peminum, atau mantan narapidana.

KELOMPOK PENDIDIKAN ATAU BELAJAR

Tujuannya untuk memperoleh informasi baru atau keterampilan baru melalui pertukaran pengetahuan.

FORMAT KELOMPOK KECIL

Kelompok kecil melakukan kegiatannya dengan berbagai format. Format yang paling populer adalah panel atau meja bundar, seminar, symposium, dan symposium – forum.

Panel atau meja bundar. Dalam format panel atau meja bundar, anggota kelompok mengatur diri mereka sendiri dalam pola melingkar. Mereka berbagi informasi atau memecahkan permasalahan tanpa pengaturan siapa dan kapan mereka berbicara. Anggota akan memberikan kontribusinya jika mereka sendiri merasakan layak untuk itu.

Seminar. Dalam seminar, anggota kelompok adalah “para pakar” dan berpatisipasi dalam format panel atau meja bundar. Perbedaannya adalah dalam seminar terdapat peserta yang anggotanya diminta untuk berkontribusi. Mereka ini bisa diminta untuk menhajukan pertanyaan atau memberikan beberapa umpan balik.

Modifikasi lain dari seminar adalah format seminar dua – panel, yang terdiri dari panel pakar dan panel awam. Panel awam mendiskusikan topik, tetapi jika mereka memerlukan informasi teknis, tambahan data, atau pengarahan, mereka akan meminta bantuan kada anggota panel pakar untuk memberikan informasi yang diperlukan.

Simposium. Dalam simposium, setiap anggota menyajikan presentasi yang telah disiapkan, seperti halnya pidato didepan umum. Semua pembicara menilik dari aspek yang berbeda mengenai satu topik. Dalam simposium, pemimpin akan memperkenalkan para pembicara, mengatur alur dari satu pembicara ke pembicara lain, dan bisa menyampaikan ringkasannya secara berkala.

Simposium – Forum. Simposium – forum terdiri dari dua bagian: simposium, dengan pembicara yang sudah disiapkan, dan forum, yang mempersilahkan para hadirin untuk mengajukan pertanyaan dan dijawab oleh pembicara. Pimpinan akan memperkenalkan para pembicara dan menjadi moderator dalam acara tanya jawab.

ANGGOTA DAN PEMIMPIN DALAM KOMUNIKASI KELOMPOK

ANGGOTA DALAM KOMUNIKASI KELOMPOK KECIL

Menurut Kenneth Benne dan Paul Sheats (1948) ada 3 klasifikasi kelas umum:
1. Peran Tugas Kelompok
Peran tugas kelompok adalah peran yang membuat kelompok mampu untuk memfokuskan secara lebih spesifik dalam mencapai tujuan kelompok.
Kedua belas peran kelompok yang spesifik diuraikan pada tabel berikut.

Tabel Peran Tugas Kelompok

2. Peran Membina dan Mempertahankan Kelompok
Peran membina dan Mempertahankan Kelompok, Kelompok merupakan satu unit yang para anggotanya memiliki hubungan interpersonal yang beragam. Kelompok dan para anggotanya memerlukan dukungan interpersonal yang sama sesuai yang dibutuhkan anggotanya. Peran Pembina dan mempertahankan kelompok merupakan fungsi untuk mendukung hal ini.
Membina dan mempertahankan kelompok dibagi menjadi tujuh peran spesifik

Tabel Membina dan Mempertahankan Kelompok

3. Peran Individual
Peran ini menghambat kelompok dalam mencapai tujuannya dan lebih berorientasi pada individu daripada kelompok. Peran semacam ini sering diistilahkan dengan malfungsi, yang menghambat efektifitas kelompok baik dalam produktivitas maupun kepuasan pribadi.
Ada delapan jenis spsifik yang termasuk dalam peran semacam ini.

Tabel Peran Individual

PEMIMPIN DALAM KOMUNIKASI KELOMPOK KECIL

Dalam kebanyakan kelompok kecil, satu orang berperan sebagai pemimpin. Dalam kelompok lain, kepemimpinan bisa dipegang oleh beberapa orang. Lebih lanjut, sang pemimpin bisa ditunjuk atau secara otomatis muncul dalam proses perkembangan komunikasi.

Gaya Kepemimpinan

Sebagai tambahan untuk melihat perhatian pokok dalam kepemimpinan, seperti yang kita lakukan dengan teori kepemimpinan situasional, kita dapat juga melihat kepemimpinan dari tiga gaya kepemimpinan: lepas kendali, demokratis, dan otoriter (Bennis & Nanus, 1985; Shaw, 1981).

Pemimpin lepas kendali. Pemimpin lepas kendali tidak berinisiatif untuk mengarahkan atau menyarankan alternatif tindakan. Akan tetapi, pemimpin ini lebih mengizinkan kelompok untuk mengembangkan dan melaksanakan sendiri pekerjaannya, bahkan termasuk juga mengizinkan untuk melakukan kesalahan. Pemimpin semacam ini menolak setiap wewenang yang diberikan.
Pemimpin Demokratis. Pemimpin demokratis memberikan pengarahan, tetapi mengizinkan kelompok untuk mengenmabngkan dan melaksanakan cara yang dikehendaki para anggotanya. Para anggota kelompok didorong untuk menentukan saran dan prosedur. Pemimpin demokratis merangsang timbulnya pengarahan sendiri dan aktualisasi diri pada para anggota kelompok.
Pemimpin otoriter. Pemimpin otoriter merupakan kebalikan dari pemimpin lepas kendali. Pemimpin semacam ini menentukan kebijakan kelompok atau membuat keputusan tanpa berkonsultasi atau memastikan persetujuan dari para anggotanya. Pemimpin ini bersifat impersonal. Komunikasi mengalir dari pemimpin ke pemimpin, tetapi jarang mengalir dari anggota ke anggota. Pemimpin otoriter berusaha untuk meminumumkan komunikasi antarkelompok, sehingga membuat peran pemimpin menjadi lebih penting.

Diantara fungsi – fungsi tugas pemimpin adalah mengaktifkan interaksi kelompok, mempertahankan interaksi yang efektif, mempertahankan agar para anggota tetap pada jalurnya, memastikan kepuasan anggota, mendorong terjadinya evaluasi dan perbaikan, dan menyiapkan para anggota untuk siap berdiskusi. Pemimpin yang efektif menilai orang, mendengarkan secara aktif, bersikap bijaksana, memberi peghargaan, bersikap konsisten, mengakui kesalahan, memiliki rasa humor, dan memberikan contoh yang baik.

KOMUNIKASI ORGANISASI

Organisasi

Suatu organisasi bisa didefinisikan sebagai sebuah kelompok individu yang diorganisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Jumlah individu sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Ada yang beranggotakan tiga atau empat orang bekerja dengan kontak yang sangat dekat. Yang lainnya memiliki seribu karyawan tersebar diseluruh dunia. Apa yang penting dalam hal ini adala mereka ini bekerja didalam strutur tertentu.

Komunikasi Organisasi

Pengiriman dan penerimaan berbagai pesan didalam organisasi didalam kelompok formal maupun informal organisasi. Jika organisasi semakin besar dan semakin kompleks, maka demikian juga komunikasinya.

Jaringan Komunikasi Organisasi

Gambar Jaringan Komunikasi Organisasi

Struktur Lingkaran. Struktur lingkaran tidak memiliki pemimpin. Semua anggota posisinya sama. mereka memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Setiap anggota bisa berkomunikasi dengan dua anggota lain di sisinya.
Struktur Roda. Struktur roda memiliki pemimpin yang jelas, yaitu yang posisinya dipusat. Orang ini merupaka satu – satunya yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua anggota. Oleh karena itu, jika seorang anggota ingin berkomunikasi dengan anggota lain, maka pesannya harus disampaikan melalui pemimpinnya.
Struktur Y. Struktur Y relative kurang tersentralisasi disbanding denga struktur roda, tetapi lebih tersentralisasi disbanding dengan pola yang lainnya. Pada struktur Y juga terdapat pemimpin yang jelas (orang ketiga dari bawah pada Gambar 20.2). tetapi satu anggota lain berperan sebagai pemimpin kedua (orang kedua dari bawah). Anggota ini dapat mengirimkan dan menerima pesan dari dua orang lainnya. Ketiga anggota lainnya komunikasinya terbatas hanya dengan satu orang lainnya.
Struktur Rantai. Struktur rantai sama dengan struktur lingkaran kecuali bahwa para anggotanya yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja. Keadaan terpusat juga terdapat disini. Orang yang berada diposisi tengah lebih berperan sebagai pemimpin daripada mereka yang berada diposisi lain.
Struktur Semua Saluran. Struktur semua saluran atau pola bintang hamper sama dengan struktur lingkaran dalam arti semua anggota adalah sama dan semuanya juga memiliki kekuatan yang sama umtuk mempengaruhi anggota lainnya. Akan tetapi, dalam struktur semua saluran, setiap anggota bisa berkomunikasi dengan setiap anggota lainnya. Pola ini memungkin adanya partisipasi anggota secara optimum.

Komunikasi ke Atas

Komunikasi ke atas merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hierarki yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi misalnya, para pelaksana ke manajernya, atau dari para dosen ke dekan fakultas.

Komunikasi ke Bawah

Komunikasi ke Bawah merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hierarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh, pesan yang dikirim oleh manajer kepada karyawannya atau dari dekan fakultas kepada para dosennya.

Komunikasi Lateral

Komunikasi Lateral adalah pesan antara sesame manajer ke manajer, karyawan ke karyawan. Pesan semacam ini bisa bergerak dibagian yang sama didalam organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral merupakan komunikasi yang terjadi antara dua dosen sejarah perguruan tinggi yang sama. Komunikasi lateral memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah.

Kabar Burung

Merupakan saluran yang informal dimana pesan mengalir didalam suatu organisasi.

Kepadatan informasi

Merupakan situasi dimana informasi yang dikirim kepada setiap orang melebihi kapasitas orang itu untuk memprosesnya.